Вы открываете файл с договором и видите, что все договоренности, которые обсуждали устно, в файле зафиксированы совсем иначе.
Вы приходите на переговоры, а ваш коллега – неожиданно для вас – делает партнеру совсем не то предложение, которое вы обсуждали в офисе.
Вы обсудили с дизайнером свои пожелания к дизайну квартиры, а вам прислали проект, который даже близко не соответствует вашим ожиданиям.
Вы договорились провести семейные выходные, но не смогли прийти к одному мнению по поводу места, где провести отдых.
С такими и сотнями похожих ситуаций каждый из нас сталкивался много раз. Мы ведем переговоры буквально везде: на работе, дома, в магазине, в школе, с соседями, и в миллионе других мест и ситуаций. При этом все такие переговоры условно можно разделить на те, которые происходят спонтанно и, как правило, не слишком существенны по своим последствиям, и те, которые важны для вас и от исхода которых может зависеть многое.
Эти последние, существенные для вас переговоры, нельзя отдать на волю случая. Будь то разговор с партнером об условиях дорогостоящего контракта или обсуждение семейного отдыха. Независимо от ситуации и цены вопроса к важным переговорам обязательно применять простое правило – правило «четырех П», простое и эффективное:
«Провалил Подготовку = Подготовил Провал».
Отнеситесь к переговорам любого рода внимательно, начните работу по подготовке к ним как можно раньше, и ваши шансы на успех возрастут.
Итак, о какой подготовке идет речь?
Первое и самое главное – цель. Цель – это то, чего вы хотите достичь в результате переговоров, идеальная ситуация, в которой вы стремитесь. Четко и ясно сформулируйте, какие итоговые позиции в переговорах вас устроят. Наличие ясной цели позволит вам лучше контролировать эмоции в ходе переговоров, не поддаваться манипуляциям (если таковые будут), эффективно корректировать ход переговоров. Говоря простыми словами, цель – это та точка Б, в которую вы хотите попасть из точки А. Вы должны ясно видеть эту точку, иначе по ходу движения можно легко сбиться с пути.
Если вы затрудняетесь с формулировкой цели, это значит, что вы сами не до конца понимаете, чего хотите достичь. А значит, не сможете донести свои мысли до партнера по переговорам.
Самый простой инструмент для формулирования цели – изложить ее письменно, дать прочитать написанное коллеге (или партнеру, словом, любому человеку, с которым вы готовы ее обсудить) и попросить его рассказать вам, как он понимает ваши цели. Если его слова совпадут с вашим пониманием цели – прекрасно, но такое случается редко. Чаще всего вам потребуется что-то объяснить или даже опровергнуть в словах коллеги, и это именно те слабые места, которым стоит уделить внимание при подготовке к переговорам.
Формулируя цель, очень важно задавать себе вопрос «Зачем?» или «Почему?». Этот вопрос поможет вам понять, какой интерес вы преследуете, ставя свои цели. Здесь вполне уместно использовать простой и эффективный метод «5Why» (правило пяти «почему»), когда каждый следующий вопрос вы задаете к ответу на предыдущий. Хотя изобретен этот способ был для решения проблем (прежде всего производственных), он прекрасно работает и в других ситуациях, позволяя за 5 вопросов прийти к пониманию источника проблемы или ключевому интересу. Вполне вероятно, что тщательный анализ своих интересов может привести вас к корректировке целей.
Второе – люди. Соберите как можно больше доступной информации о человеке, с которым вам необходимо будет общаться. Как его зовут? Какую должность он занимает? Какие проекты в компании ведет? Возраст? Увлечения? И так далее. Сюда же можно отнести такие нюансы, как национально-культурная составляющая. Помните - любая деталь даст вам в руки новые возможности. Однако, собирая «картинку», не переусердствуйте. Не стоит рисовать себе законченный образ, иначе вам придется трудно, если реальный человек не будет отвечать вашей «картинке». И уж конечно, нельзя использовать информацию с манипулятивнымицелями – это не приведет вас к устойчивому долгосрочному результату, а чаще всего – сразу задаст неверную тональность переговорному процессу. Основные цели при сборе информации об участниках будущих переговоров – подготовить себя к возможному стереотипному поведению партнера (исходя из основных данных о нем), снизить эмоциональное напряжение перед встречей, а также предварительно обдумать, какие возможности дает вам обладание такой информацией. Будьте готовы использовать имеющуюся информацию, например, для выбора стиля общения в ходе переговоров или для того, чтобы попытаться поставить себя на место партнера (а значит, попытаться лучше его понять). Влияние культурных особенностей на подготовку переговорного процесса также трудно переоценить – их понимание может быть катализатором процесса, а незнание – свести любые ваши усилия к нулю.
Третье – коммуникация и план. Подготовьте свое выступление, даже если речь о вводном слове для начала встречи – подумайте над основной идеей, сформулируйте письменно, проговорите. Запишите основные цели и держите их под рукой. Продумайте возможные сценарии переговоров, сформулируйте свои аргументы в каждом из сценариев и напишите ключевые фразы, которые помогут вам быстро сориентироваться в ходе процесса и ответить на вопросы и предложения партнера. Отличным вариантом будет подготовить несколько возможных решений, а также продумать последствия неудачных переговоров.
Продумайте стиль ведения переговоров, соответствующий стилю тон, подходящие вопросы. Не пренебрегайте записями – в момент стресса они будут служить вам опорой и не дадут забыть о существенных деталях.
Четвертое – эмоции. Даже бизнес-переговоры – процесс нерациональный. Участники переговоров не способны полностью избежать эмоций. И если предсказать эмоции своего партнера в переговорах вы не в силах, то подумать о своем эмоциональном фоне можете. Моделируя возможные сценарии переговоров на предыдущем шаге, не забывайте отмечать свою эмоциональную реакцию. Представьте себе, что переговоры закончились для вас удачно или не удачно – как вы будете себя чувствовать? Подумайте о том, что вы будете делать, если в ходе переговоров партнер позволит себе эмоциональные выпады в отношении вашей переговорной позиции или даже в отношении лично вас. Что вы сделаете или скажете? Нельзя быть полностью готовым к любым эмоциональным всплескам, но с помощью подготовки можно сделать свое поведение в переговорах более рациональным.
Пятое - подготовьте технические вопросы. Здесь речь идет о двух важных аспектах. Во-первых, важно прекрасно владеть информацией, связанной с переговорами. Изучите историю вопроса, вникните в детали, подготовьте папку с документами и информацией, сброшюруйте материалы так, чтобы вам удобно было быстро найти нужный документ. Ключевые данные и цифры держите под рукой. Во-вторых, подготовьте все, что поможет повысить комфорт при проведении переговоров: удобная переговорная комната, достаточное количество комфортной мебели (стол, стулья), качественная вентиляция, флип-чарты и доски, маркеры, проектор для презентаций, компьютер, ручки, бумага и масса других мелочей, включая чай, кофе, легкие закуски.
Подумайте, в чем может нуждаться ваш партнер. Иногда речь может идти о самых простых вещах. Одно из заседаний совета директоров международной компании, на который члены совета приехали сразу после длительного перелета, началось с опозданием по банальной причине – все они хотели подключить телефоны и ноутбуки к сети для зарядки, а в переговорной не нашлось достаточного количества розеток. Такие мелочи могут создать неправильный настрой у сторон и негативно повлиять на дискуссию.
Не стоит забывать о тех, с кем вы вместе идете на переговоры, если вы составляете команду. В таких случаях разумно пройти все перечисленные этапы вместе. Обсудите с коллегой ваши цели, чтобы у вас было одинаковое понимание того результата, которого вы хотите достичь. Договоритесь об основных правилах поведения (ролях) в переговорном процессе. Продумайте вопросы, которые помогут вам правильно выстроить дискуссию с партнером или скорректировать разговор, принявший ненужное направление. Для того, чтобы выступить в переговорах сплоченной командой, эту команду – как оркестр – нужно подготовить и настроить на один лад.
Каждые переговоры индивидуальны, каждая ситуация не похожа друг на друга. Следует оценивать необходимую подготовку каждый раз заново, сообразуясь с существом переговоров и конкретными обстоятельствами. Однако, ваша подготовка по основным вопросам продемонстрирует уважительное отношение к партнеру, а вам придаст сил и спокойствия, позволив сосредоточиться на переговорном процессе.
Наталья Фролова
Центр медиации “Solis”
________________
Полезная литература:
1. Переговоры без поражения. Гарвардский метод./ Роджер Фишер, Уильям Юри, Брюс Паттон. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2018.
2. Эмоциональный интеллект в переговорах./Роджер Фишер, Даниэль Шапиро. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2019.
3. Аллахвердова О.В., Карпенко А.Д. Методическое пособие для посредников-медиаторов. 2005.
4. Производственная система Тойоты. Уходя от массового производства./ Оно Т. – Институт комплексных стратегических исследований, 2008.
5. Переговоры, которые работают. 12 стратегий, которые помогут вам получить больше в любой ситуации / Стюарт Даймонд. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2011.
Иллюстрация: Kenn Erroll Backhaus
Вы обсудили с дизайнером свои пожелания к дизайну квартиры, а вам прислали проект, который даже близко не соответствует вашим ожиданиям.
Вы договорились провести семейные выходные, но не смогли прийти к одному мнению по поводу места, где провести отдых.
С такими и сотнями похожих ситуаций каждый из нас сталкивался много раз. Мы ведем переговоры буквально везде: на работе, дома, в магазине, в школе, с соседями, и в миллионе других мест и ситуаций. При этом все такие переговоры условно можно разделить на те, которые происходят спонтанно и, как правило, не слишком существенны по своим последствиям, и те, которые важны для вас и от исхода которых может зависеть многое.
Эти последние, существенные для вас переговоры, нельзя отдать на волю случая. Будь то разговор с партнером об условиях дорогостоящего контракта или обсуждение семейного отдыха. Независимо от ситуации и цены вопроса к важным переговорам обязательно применять простое правило – правило «четырех П», простое и эффективное:
«Провалил Подготовку = Подготовил Провал».
Отнеситесь к переговорам любого рода внимательно, начните работу по подготовке к ним как можно раньше, и ваши шансы на успех возрастут.
Итак, о какой подготовке идет речь?
Первое и самое главное – цель. Цель – это то, чего вы хотите достичь в результате переговоров, идеальная ситуация, в которой вы стремитесь. Четко и ясно сформулируйте, какие итоговые позиции в переговорах вас устроят. Наличие ясной цели позволит вам лучше контролировать эмоции в ходе переговоров, не поддаваться манипуляциям (если таковые будут), эффективно корректировать ход переговоров. Говоря простыми словами, цель – это та точка Б, в которую вы хотите попасть из точки А. Вы должны ясно видеть эту точку, иначе по ходу движения можно легко сбиться с пути.
Если вы затрудняетесь с формулировкой цели, это значит, что вы сами не до конца понимаете, чего хотите достичь. А значит, не сможете донести свои мысли до партнера по переговорам.
Самый простой инструмент для формулирования цели – изложить ее письменно, дать прочитать написанное коллеге (или партнеру, словом, любому человеку, с которым вы готовы ее обсудить) и попросить его рассказать вам, как он понимает ваши цели. Если его слова совпадут с вашим пониманием цели – прекрасно, но такое случается редко. Чаще всего вам потребуется что-то объяснить или даже опровергнуть в словах коллеги, и это именно те слабые места, которым стоит уделить внимание при подготовке к переговорам.
Формулируя цель, очень важно задавать себе вопрос «Зачем?» или «Почему?». Этот вопрос поможет вам понять, какой интерес вы преследуете, ставя свои цели. Здесь вполне уместно использовать простой и эффективный метод «5Why» (правило пяти «почему»), когда каждый следующий вопрос вы задаете к ответу на предыдущий. Хотя изобретен этот способ был для решения проблем (прежде всего производственных), он прекрасно работает и в других ситуациях, позволяя за 5 вопросов прийти к пониманию источника проблемы или ключевому интересу. Вполне вероятно, что тщательный анализ своих интересов может привести вас к корректировке целей.
Второе – люди. Соберите как можно больше доступной информации о человеке, с которым вам необходимо будет общаться. Как его зовут? Какую должность он занимает? Какие проекты в компании ведет? Возраст? Увлечения? И так далее. Сюда же можно отнести такие нюансы, как национально-культурная составляющая. Помните - любая деталь даст вам в руки новые возможности. Однако, собирая «картинку», не переусердствуйте. Не стоит рисовать себе законченный образ, иначе вам придется трудно, если реальный человек не будет отвечать вашей «картинке». И уж конечно, нельзя использовать информацию с манипулятивнымицелями – это не приведет вас к устойчивому долгосрочному результату, а чаще всего – сразу задаст неверную тональность переговорному процессу. Основные цели при сборе информации об участниках будущих переговоров – подготовить себя к возможному стереотипному поведению партнера (исходя из основных данных о нем), снизить эмоциональное напряжение перед встречей, а также предварительно обдумать, какие возможности дает вам обладание такой информацией. Будьте готовы использовать имеющуюся информацию, например, для выбора стиля общения в ходе переговоров или для того, чтобы попытаться поставить себя на место партнера (а значит, попытаться лучше его понять). Влияние культурных особенностей на подготовку переговорного процесса также трудно переоценить – их понимание может быть катализатором процесса, а незнание – свести любые ваши усилия к нулю.
Третье – коммуникация и план. Подготовьте свое выступление, даже если речь о вводном слове для начала встречи – подумайте над основной идеей, сформулируйте письменно, проговорите. Запишите основные цели и держите их под рукой. Продумайте возможные сценарии переговоров, сформулируйте свои аргументы в каждом из сценариев и напишите ключевые фразы, которые помогут вам быстро сориентироваться в ходе процесса и ответить на вопросы и предложения партнера. Отличным вариантом будет подготовить несколько возможных решений, а также продумать последствия неудачных переговоров.
Продумайте стиль ведения переговоров, соответствующий стилю тон, подходящие вопросы. Не пренебрегайте записями – в момент стресса они будут служить вам опорой и не дадут забыть о существенных деталях.
Четвертое – эмоции. Даже бизнес-переговоры – процесс нерациональный. Участники переговоров не способны полностью избежать эмоций. И если предсказать эмоции своего партнера в переговорах вы не в силах, то подумать о своем эмоциональном фоне можете. Моделируя возможные сценарии переговоров на предыдущем шаге, не забывайте отмечать свою эмоциональную реакцию. Представьте себе, что переговоры закончились для вас удачно или не удачно – как вы будете себя чувствовать? Подумайте о том, что вы будете делать, если в ходе переговоров партнер позволит себе эмоциональные выпады в отношении вашей переговорной позиции или даже в отношении лично вас. Что вы сделаете или скажете? Нельзя быть полностью готовым к любым эмоциональным всплескам, но с помощью подготовки можно сделать свое поведение в переговорах более рациональным.
Пятое - подготовьте технические вопросы. Здесь речь идет о двух важных аспектах. Во-первых, важно прекрасно владеть информацией, связанной с переговорами. Изучите историю вопроса, вникните в детали, подготовьте папку с документами и информацией, сброшюруйте материалы так, чтобы вам удобно было быстро найти нужный документ. Ключевые данные и цифры держите под рукой. Во-вторых, подготовьте все, что поможет повысить комфорт при проведении переговоров: удобная переговорная комната, достаточное количество комфортной мебели (стол, стулья), качественная вентиляция, флип-чарты и доски, маркеры, проектор для презентаций, компьютер, ручки, бумага и масса других мелочей, включая чай, кофе, легкие закуски.
Подумайте, в чем может нуждаться ваш партнер. Иногда речь может идти о самых простых вещах. Одно из заседаний совета директоров международной компании, на который члены совета приехали сразу после длительного перелета, началось с опозданием по банальной причине – все они хотели подключить телефоны и ноутбуки к сети для зарядки, а в переговорной не нашлось достаточного количества розеток. Такие мелочи могут создать неправильный настрой у сторон и негативно повлиять на дискуссию.
Не стоит забывать о тех, с кем вы вместе идете на переговоры, если вы составляете команду. В таких случаях разумно пройти все перечисленные этапы вместе. Обсудите с коллегой ваши цели, чтобы у вас было одинаковое понимание того результата, которого вы хотите достичь. Договоритесь об основных правилах поведения (ролях) в переговорном процессе. Продумайте вопросы, которые помогут вам правильно выстроить дискуссию с партнером или скорректировать разговор, принявший ненужное направление. Для того, чтобы выступить в переговорах сплоченной командой, эту команду – как оркестр – нужно подготовить и настроить на один лад.
Каждые переговоры индивидуальны, каждая ситуация не похожа друг на друга. Следует оценивать необходимую подготовку каждый раз заново, сообразуясь с существом переговоров и конкретными обстоятельствами. Однако, ваша подготовка по основным вопросам продемонстрирует уважительное отношение к партнеру, а вам придаст сил и спокойствия, позволив сосредоточиться на переговорном процессе.
Наталья Фролова
Центр медиации “Solis”
________________
Полезная литература:
1. Переговоры без поражения. Гарвардский метод./ Роджер Фишер, Уильям Юри, Брюс Паттон. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2018.
2. Эмоциональный интеллект в переговорах./Роджер Фишер, Даниэль Шапиро. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2019.
3. Аллахвердова О.В., Карпенко А.Д. Методическое пособие для посредников-медиаторов. 2005.
4. Производственная система Тойоты. Уходя от массового производства./ Оно Т. – Институт комплексных стратегических исследований, 2008.
5. Переговоры, которые работают. 12 стратегий, которые помогут вам получить больше в любой ситуации / Стюарт Даймонд. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2011.
Иллюстрация: Kenn Erroll Backhaus